Cada semana, cada día, cada hora... más mails y mails te llegan Pero, ¿cómo los estás contestando? ¿lo estás haciendo bien?
El exdirector general de la empresa tecnológica, Eric Schmidt, compartió algunos consejos para usar mejor la herramienta de mensajes.
9 reglas para mandar mails, según un extitular de Google
Quizás sí, quizás no. No hay un manual de estilo, una forma correcta, ni nadie tiene la "justa". Pero bien valen unos consejos del el exdirector general de Google, Eric Schmidt, y el vicepresidente de Productos de esta empresa, Jonathan Rosenberg.
Ellos compartieron consejos sobre cómo tener mejores prácticas cuando mandás un correo electrónico en su nuevo libro How Google Works.
De acuerdo con un extracto del libro, publicado por Time en su sitio web y reproducido por CNN y varios sitios más, hay ciertas reglas que tenés que seguir, te presentamos las recomendaciones de los ejecutivos de la empresa tecnológica para mandar mails como un profesional.
1- Respondé rápidamente. Tenés que ser una de esas personas que se dan un tiempo para contestar los mails de manera pronta y no sólo los de algún grupo en especial, sino los correos de todos; esto hará que tus colegas te incluyan en discusiones y toma de decisiones importantes.
Las respuestas pueden ser cortas, incluso Schmidt y Rosenberg aseguran que la respuesta “lo tengo” (got it), es su favorita. Es mejor una respuesta corta a no responder, agregan y para no mandar un "ok" seco que se interpreta desde el otro lado como "no leyó el mensaje", agregamos desde la redacción de Diario UNO.
2- Claridad. Para los colaboradores de Google, en un correo electrónico cada palabra cuenta, pero no la “prosa sin sentido”, por lo que el mail debe describir el problema de manera clara y se deben eliminar las palabras que no sean necesarias; aunque esto te lleve más tiempo.
3- Limpiá la bandeja de entrada. ¿Pasás mucho tiempo viendo tu bandeja de entrada y decidiendo qué correo contestarás a continuación? Es una pérdida de tiempo.
En este caso, la recomendación es centrarte en leer lo suficiente de un correo para darte cuenta que no necesitás leerlo o leerlo y actuar de inmediato; con esto, tu bandeja de entrada tendrá sólo mensajes de “temas complejos” que merecen más atención y que puedes atender más tarde.
La meta es una bandeja de entrada vacía, incluso menos de cinco correos es razonable, de lo contrario después gastarás tiempo en decidir qué atender de la larga lista.
4- Orden. Los ejecutivos de Google, recomiendan manejar los correos en orden LIFO (del más viejo al más reciente).
5- Reenviar contenido. “Recordá que sos un enrutador”. Cuando recibís información útil considerá a quién más le puede servir.
6- Copia invisible. La recomendación con la función bcc –esconde direcciones a quienes mandaste el mail- es usarla sólo cuando querés sacar a alguien de una serie de mails, informando lo que hiciste en el cuerpo del mail, de otra manera es mejor no copiarlo.
7- No "grites". Si necesitás gritar o vociferar algo (por lo general se interpreta como grito en un mail escribir con MAYÚSCULA), mejor hacelo en persona; por vía electrónica es muy fácil hacerlo, apuntan Schmidt y Rosenberg.
8- Seguimiento de solicitudes. Si mandás un correo electrónico con un elemento al cual deseas dar seguimiento, cópiate a ti mismo y pon la marca “seguimiento”. Esto te ayudará a encontrar y seguir las cosas que no se han hecho.
9- Ayudate a buscar. Si recibís algo que pensás que vas a querer ver de nuevo, mandatelo de nuevo junto con algunas palabras clave que describan el contenido, así será más fácil encontrarlo en otra ocasión.
Fuente: CNN.
