A través de un nuevo decreto, el Poder Ejecutivo unificó los criterios para que todas las dependencias públicas utilicen el sistema de gestión de expedientes electrónicos. A partir de ahora, la documentación oficial deberá contar con firma digital y mecanismos de seguridad específicos. La medida busca agilizar los procesos administrativos, garantizar la conservación de los archivos y fortalecer la transparencia en la gestión pública.
Chau al papel
Mendoza deja atrás los trámites en papel y establece el uso obligatorio del expediente electrónico
Mendoza deja atrás los trámites en papel y obliga al uso del expediente electrónico. Imagen ilustrativa.
El Gobierno de Mendoza oficializó un cambio clave en el funcionamiento diario de sus oficinas. A través del decreto Nº 1.080, firmado por la vicegobernadora Hebe Casado y el ministro Natalio Mema, se aprobó la reglamentación que hace estrictamente obligatorio el uso del Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE) en todo el ámbito del Poder Ejecutivo provincial.
¿Qué significa esto en el día a día? Que la era de los cerros de carpetas, los papeles que se pierden de una oficina a otra y las firmas con lapicera azul en mesas de entradas llegaron a su fin de manera definitiva. A partir de esta normativa, todo el ciclo de un expediente electrónico desde que se inicia hasta que se archiva se hará de forma digital.
Más seguridad y control en los trámites
La nueva reglamentación no solo busca ahorrar papel, sino también ordenar y blindar la información de los mendocinos. Para eso, el decreto establece pautas muy claras sobre cómo deben trabajar los empleados y funcionarios públicos:
- Identidad protegida: todos los documentos del Estado ahora se generan y firman de manera electrónica. Cada funcionario cuenta con una firma digital y un "token" (un sistema de clave de seguridad) para validar que es realmente él quien autoriza el trámite.
- Trazabilidad: cada expediente tendrá un número único correlativo por año. Esto permite saber en tiempo real en qué oficina está el documento, quién lo leyó y qué modificaciones se le hicieron, evitando los "cajoneos".
- Control de sesiones: como medida de seguridad informática, el sistema cerrará la sesión de los usuarios automáticamente tras un tiempo de inactividad, impidiendo que personas ajenas accedan a las computadoras estatales.
¿Qué pasa con los papeles viejos?
Uno de los puntos más importantes de la medida es que regula cómo se debe hacer la transición del viejo sistema al nuevo. El decreto contempla protocolos específicos para digitalizar y reconstruir expedientes viejos que hayan nacido en soporte papel, asegurando que nada se pierda en el camino.
Además, para los casos de información sensible, se fijaron permisos especiales y estrictos para la creación de documentos reservados, los cuales requerirán una justificación previa y una autorización de los jefes de área tanto para crearse como para ser consultados.
Con esta reglamentación, Mendoza busca ponerse a la vanguardia de la transformación digital, apoyada en leyes previas que ya le daban validez jurídica a los clics y las firmas electrónicas, con el objetivo de lograr un Estado más eficiente.