Cómo hacer para que una reunión de trabajo sea efectiva

Especialistas de Lucidspark aseguran que llevar a cabo una reunión, cuando la finalidad no es clara, solo generan más confusión y trabajo adicional a los empleados. Hay que saber comprender y armar una reunión que sea útil, y darle sentido, además de sumar la posibilidad de aprovechar todas las herramientas disponibles, como correos electrónicos, aplicaciones de chat y plataformas de gestión de proyectos para facilitar la manera de llevar a cabo.

Con una reunión que tenga un orden, objetivo claro y un posterior seguimiento, lograremos que esta herramienta laboral sea sumamente efectiva y todo sea más propicio para que el equipo de trabajo logre sus cometidos.

5 tips para que una reunión de trabajo sea efectiva

La gente especializada en esta plataforma aseguró que las formas de lograr que una reunión de trabajo sea efectiva, se debe apuntar a las siguientes aristas:

Invitar a las personas correctas

Cuando no participan las personas correctas en una reunión, no se cumplen los plazos, los equipos se confunden y el progreso definitivamente se enlentece. Muchas veces ocurre que en una reunión de trabajo participa demasiada gente.

Antes de llamar a una reunión, hay que pensar en quién necesita estar allí. Esto se define de la siguiente manera:

• ¿Quién tiene información o pericia que sean esenciales para esta conversación?
• ¿Quién necesita dar aprobación o comentarios?
• ¿Quién será directamente responsable de los próximos pasos?

Definir el objetivo de la reunión

Jamás se debe realizar una reunión de trabajo si no es claro el itinerario de temas a trabajar, ya que es como irse de viaje sin un mapa.

Tener un programa simple y directo ayuda a que todos sepan qué prever y qué se quiere lograr. Así es más probable que los participantes estén concentrados y los empleados vengan preparados.

Cuando envíe una invitación para una reunión, previamente hay que definir lo siguiente:

• Objetivos: ¿Qué espera lograr al final de la reunión?
• Puntos del programa: Enumere los temas o las preguntas principales en orden.
• Documentos relevantes: Adjunte archivos o enlaces que deben repasar los participantes con anticipación.

Ofrecer maneras innovadoras de interactuar

Algunas veces, las reuniones son aburridas porque usamos demasiado el mismo formato antiguo: una persona habla mientras el resto escucha, es por eso que hay que considerar usar más herramientas visuales o interactivas.

De acuerdo con la encuesta de Lucidspark, el 69 % de los trabajadores aseguran que los elementos visuales son extremadamente o muy importantes para la colaboración, un componente esencial de las reuniones.

Limitar las reuniones a media hora

Una reunión de trabajo debe pensarse bajo la frase "menos es más". Si bien hay asuntos que conllevan debates más extensos de tiempo, poniendo un límite de horario genera una interacción más concisa y directa.

Cuando sabemos que solo hay 30 minutos, es menos probable que comencemos con una historia extensa sobre algo que no tiene que ver con el objetivo de la reunión.

Realizar seguimiento después de las reuniones

Un motivo importante por el que las reuniones pueden parecer innecesarias es que las personas se van sin una idea clara de qué viene a continuación, por eso, es crucial hacer el correcto seguimiento.

Después de la reunión, hay que conversar a diario con los participantes sobre los siguientes puntos:

• Decisiones clave que se tomaron
• Medidas y quiénes son responsables de cada una
• Plazos límite o hitos
• Enlaces o documentos relevantes